온순한 늑대의 세상 관람

제8회 프로젝트 팀에서 "시스템 담당자”의 역할

5. 시스템 담당 부서 멤버를 사용하기 위한 궁리

　 그러면, 기존 시스템의 트러블 대응 등에 좌지우지 되고 있는 시스템 담당 부서의 멤버가 프로젝트에 충분히 관계하여, 그 지식이나 경험을 살리게 되기 위해서는 어떠한 시책이 유효할까요.

　제안으로는,

미비점이 있는 참조 화면이나 장표 등은 데이터를 텍스트 파일로 export 하고, Excel이나 Access 등 간단하고 저가의 것으로 바꾼다

간단한 하드 트러블 등은 외부 업자에게 맡긴다

작업 의뢰의 접수나 보고 등의 사무 작업을 간소화한다

시스템 개선 작업의 의뢰 접수를 중지한다

OA기기 조달＆셋업 업무 등의 아웃소싱이나 쉐어드 서비스가 검토되고 있다면, 앞당겨 실시할 것을 요청해 업무를 담당한다

등을 생각할 수 있습니다.

　물론 케이스에 따라 다르지만, 특효약이 아닌 우직하게 대응해야 할 일이 많을 것입니다. 기존 시스템의 트러블에 관해서는 그 시스템이 업무를 담당하고 있는 이상, 대응을 그칠 수 없습니다.

　결국엔 트러블이 발생하지 않는 변경하기 쉬운 시스템을 만들어서, 그것을 유지, 관리해야 이후의 프로젝트를 저해하지 않습니다. 그러한 시스템을 만드는 일에 노력해야 합니다.

■시간을 조달한다

 그러기 위해서는, 과감히 여기서 시간을 조달하지 않으면 안됩니다. 벤더에서 불가능하여 무리하게 하는 것보다도, 시스템 담당 부서의 멤버가 가능한 일을 확실히 해야 합니다. 시스템 담당 부서의 멤버가 비록 기존 시스템의 대응에 시간을 꽤 소비했다고 해도, 더 시간을 들여서 리뷰를 오픈하여 멤버의 보고를 듣거나 상담에 응하여 기능 요구 사양의 정도를 향상시키켜야 합니다.

　여기서 시간을 아끼지 못한 것으로 인해, 후에 나올 비판이나 후회는 반드시 있습니다. 그것은 고비용 시스템이 되고 있는 것으로, 다음 시스템 개발의 족쇄가 되는 것입니다. 대개 기능 요구 사양이 정해져 있지 않은데 유저측은 빨리 귀가하고, 벤더측은 막차인 상태로 좋은 시스템이 생길 것이라고는 생각할 수 없습니다.

■「루틴에 전념한다」라는 역할 설정도 유효

　덧붙여 시스템 담당 부서의 멤버가 프로젝트를 귀찮아하는 것에 지나지 않고, 기존 시스템의 도움으로 도망치는 일도 있는 것 같습니다. 만약 이러한 사람이 있다면, 그 사람에게는 프로젝트 작업에서 제외하고, 그 대신에 트러블 대응을 포함한 루틴 작업을 정열적으로 시킵니다. 프로젝트팀이 프로젝트에 전념할 수 있는 환경 만들기에 공헌시킴으로 나름대로 프로젝트에 참가하게 됩니다. 사람에게는 사정이 있으므로, 어른다운 대응이 필요합니다. 임기응변을 합시다.

■프로젝트의 운영을 궁리

　프로젝트의 운영을 궁리하는 것도 중요합니다. 예를 들면,

적절한 룰과 그 준수

자연스럽게 실시하는 기술이나 지식의 습득

헛수고 없는 효율 좋은 협의

성과물 등의 헛수고 없는 관리 방법

프로젝트 관리나 정보 공유 툴의 유효 이용 등이 있습니다.